Tietosuojaseloste- Kainuun Kodit Oy LKV/ Linnalkv

Yleistä

Tässä selosteessa kuvataan , miten asiakastietoja käsitellään Kainuun kodit oy:ssä. Seloste on myös EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 edellyttämä informointidokumentti Kainuun Kodit oy:n asiakasrekisteristä.

Tämä seloste koskee vain Kainuun kodit Oy:ssä toteutettua henkilötietojen käsittelyä, ei sellaisten kolmansien osapuolten toteuttamaa tietojen käsittelyä, joille Kainuun kodit Oy luovuttaa henkilötietoja liiketoimintansa yhteydessä.  Kainuun Kodit Oy:llä ei ole kontrollia tällaisten itsenäisten rekisterinpitäjien toimiin ja siksi rekisteröityjä kehotetaan tutustumaan myös tällaisten kolmansien tahojen henkilötietojen käsittelyä koskeviin periaatteisiin. Lisätietoja näistä kolmansista tahoista on annettu tässä selosteessa.

Miten asiakastietoja käsitellään Kainuun Kodit Oy:ssä

Kainuun Kodit Oy on yksityinen ja riippumaton välitysliike. Kainuun Kodit oy:n asiakkailla on aina asiakassuhde Kainuun Kodit oy:hyn, jolla on päävastuu rekisterinpitäjänä asiakastietojen käsittelystä.

Yksittäisiä toimeksiantoja (esim. asunnon tai kiinteistön toimeksianto) koskevien asiakastietojen osalta  tietoja kirjattaan kiinteistönvälitysjärjestelmään KIVI. Teknisesti näitäkin asiakastietoja säilytetään KIVI järjestelmässä ja kirjallisia tietoja lukitussa kaapissa. Tietojen säilytysaika on 5 -10 vuotta.

Edellä mainittujen lisäksi Kainuun Kodit oy on velvollinen noudattamaan sitä koskevaa lainsäädäntöä, kuten

  • laki kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneistojen välitysliikkeistä (1075/2001)
  • laki kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/2000)
  • valtioneuvoston asetus asuntojen markkinoinnista annettavista tiedoista  (130/2001)
  • laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017)

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Kainuun Kodit Oy (y-tunnus: 2558231-8)
Koivukoskenkatu 12  (Arola talo)
87100 Kajaani

Rekisteriasioista vastaava henkilö:

Juho Kasa, toimitusjohtaja
Koivukoskenkatu 12   , 87100 Kajaani
puh. 040-8217172
email: juho.kasa@linnalkv.fi

Välitysliike käsittelee henkilötietoja yksittäisten toimeksiantojen , kuten asunnon ja kiinteistöjen myyntitoimeksiantojen hoitamista varten.

Teknisesti tietoja säilytetään KIVI tietojärjestelmässä ja välitysliikkeen toimeksiantokansioissa.

Kainuun Kodit Oy:n käsittelee henkilötietoja asiakkuuden ja asiakkuuteen verrattavissa olevaan muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hoitamiseen ja hallinnointiin, kehittämiseen ja analysointiin, kuten asiakasviestintään.

Henkilötietoja voidaan käyttää markkinointiin, mukaan lukien suoramarkkinointi ja mielipide- ja markkinatutkimukset. Suoramarkkinointia voidaan toteuttaa myös sähköisesti. Rekisteröitävälle tarjottavia tietosisältöjä, viestintää, palveluja tai etuja tai muuta markkinointiviestintää voidaan kohdentaa ja räätälöidä rekisteröityä kiinnostavaksi rekisteröidyn kiinnostuksen kohteiden tai toimintojen sekä niiden ja rekisterin ulkopuolisten tietosisältöjen perusteella luotujen profiilien perusteella.

Käsittelyn oikeusperusteet:

Asuntomyymälän käsittelyperusteet ovat asuntomyymälää velvoittava lainsäädäntö. rekisteröidyn ja asuntomyymälän välinen sopimus, sekä asuntomyymälän oikeutettu etu (toimeksiannon hoitamiseen liittyvät välttämättömät toimenpiteet, kuten asuntonäyttöjen järjestäminen).

Asuntomyymälä on kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä annetun lain (2000/1075) nojalla velvollinen pitämään vastaanotetuista toimeksiannoista päiväkirjaa. Lisäksi ko. lain mukaan välitysliikkeen on säilytettävä toimeksiantopäiväkirja, toimeksiantosopimukset liitteineen, tarjousasiakirjat, esitteet ja muut toimeksiantoon liittyvät asiakirjat viisi vuotta toimeksiannon päättymisestä. Asuntomyymälä käsittelee henkilötietoja Asuntomyymälän kyseisen lakisääteisen velvollisuuden noudattamiseksi.

Asuntomyymälä on niin ikään rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain (444/2017) mukainen ilmoitusvelvollinen ja siten ko. lainsäädännön mukaisesti velvoitettu tuntemaan asiakkaansa. Alla tarkemmin kuvatuin osin Asuntomyymälä käsittelee henkilötietoja myös Asuntomyymälän rahanpesun ja terrorismin ehkäisemiseen liittyvien lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.

Henkilötietoryhmät ja muut kerättävät tiedot:

Asuntomyymälän  rekisterissä käsitellään ns. toimeksiantopäiväkirjaan sisältyviä tietoja seuraavassa laajuudessa:

Perustiedot, kuten

  • etu- ja sukunimet
  • yhteystiedot (kuten postiosoitteet, puhelin- ja faksinumerot, sähköpostiosoitteet)
  • henkilötunnus, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi
  • kansalaisuus
  • kieli
  • yhteisöä edustettaessa rekisteröidyn työnantajaa sekä asemaa tai tehtävää yhteisössä koskevat tiedot
  • Rekisteröidyn Asuntomyymälälle antamaan toimeksiantoon ja sen hoitamiseen liittyvät tiedot, kuten toimeksiannon vastaanottopäivä sekä voimassaoloaika
  • toimeksiantosopimuksen sisältö ja ehdot, kuten välitettävän kohteen suunniteltua markkinointia ja myyntihintaa koskevat ehdot sekä välityspalkkiota koskevat ehdot
  • välitettävää kohdetta koskevat tiedot, kuten omistusta ja saantoa (esim. perintö) sekä mahdollista vuokralaista ja vuokrasuhdetta koskevat tiedot (esim. tieto kohteen vapautumisesta)
  • toimeksiannon antamisen yhteydessä annettavat muut tiedot, jotka ovat tarpeen toimeksiannon täyttämiseksi, kuten tieto siitä, kuinka kauan kohdetta on käytetty vakituisena asuntona ja onko kohdetta käytetty yhteisenä kotina rekisteröidyn aviopuolison tai rekisteröidyn parisuhteen osapuolen kanssa sekä mahdollista avioliiton tai rekisteröidyn parisuhteen purkautumisesta ja ositusta tai omaisuuden erottelua koskevat tiedot
  • toimeksiannon hoitamista koskevat tiedot, kuten asuntomyymälän järjestämät näytöt sekä vastaanottamat tarjoukset ja niiden sisältö (esim. osto- tai myyntitarjouksen tekijä sekä tarjouksen ehdot)
  • toimeksiannon mukaista kauppaa tai muuta sopimusta koskevat tiedot, kuten sopijapuolten nimet, sopimuksen kohde, kauppahinta tai vuokran määrä, välityspalkkio ja muut sopimuksen ehdot
  • asuntomyymälöiden asiakasvaroja koskevat tiedot
  • rahanpesulain edellyttämät tiedot, kuten asiakkaan tuntemistiedot kuten kopio henkilöllisyystodistuksesta tai henkilöllisyystodistukseen merkityt tiedot, PEP-tiedot eli tiedot siitä, onko henkilö tai tämän perheenjäsen tai yhtiökumppani nyt tai aiemmin ollut poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö sekä tieto tosiasiallisesta edunsaajasta.

Miten henkilötiedot kerätään ja miten tietojen ajantasaisuus varmistetaan:

Henkilötietoja kerätään lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään ja kun rekisteröity käyttää Kainuun Kodit Oy:n palveluita, jolloin henkilötietoja voidaan kerätä myös rekisteröidyn päätelaitteista evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös muista rekistereistä sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.

Henkilötietojen vastaanottajat ja ryhmät:

Asuntomyymälän käsittelemiä henkilötietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.

Mikäli välitettävänä oleva kohde koskee arava- tai korkotukiasuntoa, rekisteröidyn henkilötietoja luovutetaan asunnon sijaintikunnalle.

Kainuun Kodit Oy:n keräämät henkilötiedot ovat asuntomyymälän käytössä.

Asuntomyymälä voi käyttää toiminnassaan myös muita palveluntarjoajia (henkilötietojen käsittelijät), ja siirtää henkilötietoja näille tahoille sellaisten palveluiden tai tehtävien toteuttamiseksi, jotka Asuntomyymälä on näille osoittanut. Henkilötietojen käsittelijöiden tehtävät voivat liittyä esimerkiksi tietojärjestelmien ja ohjelmistojen tarjoamiseen ja ylläpitämiseen sekä muiden tietojenkäsittelypalveluiden tarjoamiseen. Asuntomyymälä on muun muassa sopimuksellisin järjestelyin varmistunut siitä, että henkilötietoja käsitellään vain rekisterinpitäjän antamien kirjallisten ohjeiden perusteella ja vain niihin käsittelyn tarkoituksiin, jotka tässä tietosuojaselosteessa on määritelty.

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien kannalta tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia. Mikäli henkilötietoja siirretään sellaisiin valtioihin, joissa ei ole taattu tietosuojan riittävää tasoa, perustuvat siirrot asianmukaisiin suojatoimiin.

Henkilötietojen säilytysajat:

Kainuun Kodit  Oy säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeellista käsittelyn tarkoitusten näkökulmasta. Mikäli henkilötiedot liittyvät toimeksiantoon, tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista toimeksiantoon liittyvien vastuukysymysten näkökulmasta. Yksittäisen tiedon säilytysaika määritetään käytännössä soveltuvan lain, viranomaismääräyksen taikka muun ohjeistuksen (esim. Ohje hyvästä välitystavasta) perusteella. Toimeksiantoon liittyvien, hyvään välitystapaan ja lainsäädäntöön perustuvien velvoite- ja vastuukysymysten vuoksi toimeksiantoon liittyviä tietoja ja asiakirjoja säilytetään pääsääntöisesti kymmenen (10) vuotta toimeksiannon päättymisestä.

Muiden henkilötietojen osalta tietoja säilytetään aktiivisen asiakassuhteen voimassaolon ajan. Kainuun Kodit Oy määrittää aktiivisen asiakkuussuhteen esimerkiksi verkkopalveluiden käytön ja yhteydenpidon perusteella, ja pääsääntöisesti asiakassuhteen katsotaan päättyvän vuoden kuluttua viimeisimmästä yhteydenotosta asiakkaan kanssa. Ei-aktiiviset henkilötiedot poistetaan Kainuun kodit Oy Oy:n rekisteristä tarkistuksen yhteydessä.

Rekisterin suojaus:

Rekisteriin liittyvät tietokannat ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja ulkoisia tietomurtoja vastaan.

Käyttöoikeudet on rajattu niihin henkilöihin, joille pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin on rekisterin käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi tai muutoin työtehtävien hoitamiseksi tarpeen.

Rekisteröidyn oikeudet:

Rekisteröidyllä on aina oikeus saada Kainuun Kodit  Oy:ltä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Jos Kainuun Kodit  Oy käsittelee henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tässä asiakirjassa kuvattujen tietojen lisäksi myös jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.

Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, Kainuun Kodit  Oy voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, Kainuun Kodit  Oy toimittaa tiedot yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa, paitsi jos rekisteröity toisin pyytää.

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää Kainuun Kodit Oy:ltä häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka henkilötietojen käsittelyn rajoittamista, sekä oikeus vastustaa tällaista käsittelyä. Rekisteröidyllä on myös aina oikeus kieltää henkilötietojensa käsittely suoramarkkinointia varten.

Oikeus peruttaa suostumus:

Mikäli Kainuun Kodit Oy käsittelee rekisteröidyn mitään henkilötietoja suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruttaa suostumus.

Valvontaviranomainen

Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus Kainuun Kodit Oy:n suorittamasta henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu, jonka verkkosivuille pääset täältä: www.tietosuoja.fi.

Lakiin tai sopimukseen perustuvat vaatimukset:

Tarvittavien henkilötietojen antaminen on edellytyksenä  asuntomyymälän palveluiden käyttämiselle. Mikäli rekisteröity ei anna Asuntomyymälälle yksittäisessä palvelussa tarvittavia henkilötietoja, rekisteröidylle ei välttämättä voida tarjota rekisteröidyn haluamaa palvelua.

Tietyissä tapauksissa henkilötietojen kerääminen voi perustua myös suoraan lakiin (esimerkiksi rahanpesun estämistä koskeva lainsäädäntö saattaa velvoittaa Asuntomyymälää keräämään tietyt tiedot). Mikäli rekisteröity tällaisissa tapauksissa kieltäytyy antamasta tietoja, niin tämä saattaa myös estää palveluiden tarjoamisen rekisteröidylle.

Juho Kasa

Yrittäjä, Kiinteistönvälittäjä LKV

040 821 7172

juho.kasa@linnalkv.fi